Software para farmacias, boticas y parafarmacias

El software para farmacias es un programa informático que nos ayuda a administrar la gestión del inventario del almacén en boticas, parafarmacias, así como a llevar la organización de las recetas. Con este tipo de aplicaciones podemos controlar todo el negocio, simplificando los procesos cotidianos y haciendo que muchos pasos rutinarios sean automáticos.

Con un programa para farmacias podemos registrar las ventas, pedidos a distribuidores farmacéuticos, stock y llevar el control de la contabilidad, facturación y recursos humanos para asegurar la rentabilidad.

Software para farmacias

Existen diferentes aplicativos más y menos funcionales que pueden ser una elección genial o un fiasco si nos equivocamos. El software para la gestión de farmacias debe cumplir una serie de premisas para que sea eficiente y solvente todas las particularidades de este tipo de negocio.

El sector farmacéutico tiene unas particularidades que en otros comercios no encontramos, como por ejemplo la inmediatez de los pedidos que vamos a poder realizar a través del programa informático, conectándonos al servidor del distribuidor configurando unas opciones en nuestro programa. Si no es compatible con el software de la farmacéutica o del proveedor, deberemos realizarlos a través de la página web, por teléfono o mediante el correo electrónico, siendo menos eficientes en nuestro trabajo.

Vamos a ver los mejores programas para farmacias, desglosando en qué se diferencias de los otros y después indicaremos los puntos clave para elegir un software para farmacias y boticas que sea rápido y funcional.

Farmatic

Es un software para la gestión farmacéutica (stock multialmacén, inventario, gestión DAC o dispositivo de ayuda al cumplimiento terapéutico, fórmula magistral, servicio de atención al cliente, receta electrónica.

Dentro de las funcionalidades de Farmatic encontramos interesante el poder gestionar 1 o varios almacenes. Para una farmacia no es necesario, pero si eres propietario de varias farmacias esta funcionalidad será fantástica al poder administrar el stock de forma centralizada, con un único programa informático.

Otra característica de Farmatic que es interesante es poder gestionar las ventas cruzadas y todo lo relativo al marketing, centrándose en sacar mejores ofertas para clientes y la fidelización basándonos en históricos de compras, importes de las mismas, redireccionar facturas de clientes y proveedores, así como los módulos dedicados al inventario del stock: control de existencias, caducidad de los productos y poder crear facturas, albaranes de compra y venta, tickets, etc. Además, puede configurarse en distintos idiomas, así que dependiendo de la comunidad autónoma en el que uses el programa informático para farmacias te será muy útil cambiar el idioma predefinido.

SofDoit

Es un ERP específico para farmacias. SoftDoit contempla todo lo necesarios para gestionar y controlar los procesos de este tipo de negocios, tanto si posees un único establecimiento como varios en distintas localizaciones.

Una peculiaridad es la adaptabilidad a las especificaciones farmacéuticas impuestas por las distintas comunidades autónomas. Podemos configurar el aplicativo en función de las diversas regiones españolas.

Dentro de la funcionalidad de SoftDoit encontramos el etiquetado de precios según el tipo de comprado, podemos asignar distintos varemos por tipo de cliente.

Tiene gestión del libro de recetas en modo automático. También para la dispensación de estupefacientes que, como sabemos, requiere de unas medidas de seguridad que la venta de medicamentos con receta no lleva, como por ejemplo, no poder borrar registros y que todo quede reflejado en el libro.

Como es un ERP incluye varios módulos opcionales, entre los que se encuentran las opciones de fidelización de clientes, importante para los productos de parafarmacia ya que en estos se pueden realizar ventas cruzadas y ofrecer a los clientes promociones interesantes basándonos en datos históricos e importes de venta.

SoftDoit es un software de punto de venta para farmacias, incluye el back y el Font office, es decir, todos los procesos internos del negocio y los que se relacionan con el cliente.

Bitfarma

Es un programa informático completo. Este ERP para farmacias está licenciado por módulos, incluyendo los siguientes:

• Bitfarma gestión: comprende muchos módulos como stock, pedidos, facturación, flujo de caja, fitoterapia, homeopatía, dietética, etc.
• Atención farmacéutica.
• Robot.
• Multiempresa.
• Inventario.
• Formulación magistral.

Una de las ventajas del software Bitfarma es la compatibilidad con robot de farmacia para dispensar medicamentos y productos, automatizando los procesos rutinarios y con poca rentabilidad.

Como en el sector farmacéutico es frecuente encontrar propietarios de varios locales, también añade el módulo MULTIEMPRESA, facilitando la gestión centralizada de todos los negocios desde una misma aplicación. Se pueden administrar por separado, pero desde el mismo ordenador sin necesidad de desplazamientos. Con unos pocos clics puede administrarse cada farmacia.

El inventario es útil para conocer la cantidad de productos que hay en el almacén, el tipo de ellos, si son medicamentos, productos homeopáticos, de fitoterapia o cualquier tipología que estamos vendiendo. Podemos añadir y eliminar stock en cualquier momento sin interrumpir el flujo de venta.

El módulo de formulación magistral abre un abanico de posibilidades para realizar fórmulas, añadir compuestos y registrarlos. Este módulo de Bitfarma funciona independiente del resto de la gestión.

Sisfarma

Es un CRM (Customer Relationship Management) que cruza datos de ventas a clientes y da facilidad para administrar farmacias, boticas y herboristerías.

El software farmacéutico Sisfarma controla los pedidos, el stock de almacén y las ventas. Es mucho más sencillo conocer las existencias, rotación de productos y caducidades para evitar pérdidas innecesarias. También permite hacer un seguimiento de los encargos, si se reciben y salen en los plazos adecuados o hay faltas.

Como es un CRM agiliza toda la relación con el cliente, enfocándose en mejorar los procesos de venta. Se pueden sacar estadísticas de precios, importes de venta y análisis de clientes por tipología.

Por supuesto, Sisfarma también contempla un módulo de RRHH para gestionar a los empleados, los horarios, nóminas y rentabilidad de cada uno de ellos. De esta forma se pueden mejorar los procesos incidiendo en las carencias de cada profesional, facilitando el aprendizaje y reforzando las áreas en las que cada persona tenemos más carencias.

¿Qué características debe tener el software para gestión farmacias?

Son varias las opciones disponibles dentro de todos los programas en el mercado, pero todos ellos deberían cumplir una serie de requisitos mínimos para que sea un sistema informático funcional.

• Recetas: con adaptación a las CCAA, receta electrónica, TSI, gestión automática del libro, etc.
• Libro de estupefacientes.
• Precios: facilidad para marcar diferentes importes, venta menor, al por mayor, etc.
• Fórmula magistral: para poder elaborar formulaciones e indicar todos los ingredientes, dosificación, seguimiento, venta recurrente, etc.
• Contabilidad y facturación: si no lo incluye necesitaremos otro programa para introducir los datos, teniendo que repetir el proceso doblemente. Al añadir precios, stock e importes y tener la contabilidad de la farmacia en el mismo software será mucho más ágil el control, revisión de los márgenes y presentación de impuestos.
• Punto de venta (TPV): control de caja, dispensación de medicamentos, generación de tickets, facturas y todo el papeleo necesario para vender.
• Análisis de ventas: por vendedor, por farmacia, por producto, por fechas. Vamos a poder hacer comparativos segmentando según lo que nos interesa en cada momento, por ejemplo, sacar informes sobre las ventas en un mes concreto, un trimestre y cruzar los datos por farmacéutico.
• Gestión de compras: compatibilidad con el software de proveedores para poder realizar pedidos telemáticos, sin tener que llamar o perder tiempo con el correo electrónico. Nos conectamos, solicitamos los productos y se añaden como pendientes en nuestra base de datos, a la espera de que notifiquemos la entrada para sumarlo al stock.
• Inventario de almacén: control de stock, seguimiento y trazabilidad.
• Clientes: lanzamiento de promociones para fidelizar clientes interesantes, vales descuentos, análisis y gráficos con el historial de compra, facilidad para vender a crédito, liquidar deuda, realizar facturas múltiples. También avisos por correo electrónico o SMS al cliente de la llegada del pedido a nuestras instalaciones, sin necesidad de tener que asignar y reservar el producto. Debería hacerlo en automático al aparecer una existencia coincidente en el stock.
• Recursos humanos: para la gestión de los empleados de la farmacia, cambios de turnos, horarios, nóminas.
• Ecommerce: si deseas tener una tienda online debería poder suministrar la información vía web para que la página de la farmacia obtenga todos los datos del servidor, evitando duplicarlos.
• Multidispositivo: que sea compatible con ordenadores, teléfonos móviles y tablets.
• Receta electrónica.
• Lector de código de barras.
• Dispensación de medicamentos.
• Acceso a bases de datos de medicamentos online.
• Adaptación y cumplimiento de la LOPD.

¿Cómo nos ayuda en el punto de venta?

Son innumerables las ventajas que los programas informáticos tienen en el día a día en las farmacias. Nos ayudan a reducir los tiempos de venta, mejorando la calidad de atención al cliente y acelerando el flujo de ingresos al perder menos tiempo en comprobar el stock o buscar medicamentos.

Asimismo, el software de gestión y punto de venta de farmacia evita que tengamos que escribir dar de alta y baja de forma manual. Podemos leer el código de barras o directamente que se descuente la cantidad al coger el producto del cajón.

En cuanto al almacén, al tener todo informatizado vamos a evitar la rotura de stock y pérdidas de productos, conociendo siempre las existencias que tenemos, si nos hace falta pedir más de un determinado artículo o bien comprobar la variación de precios según la fecha. Puede ser una ayuda inestimable para proveer el almacén de determinados productos en periodos concretos que sabemos que son más económicos que en otras fechas.