El software para hoteles es un tipo de sistema informático o programa especializado en la gestión hotelera, la reserva de habitaciones, el check in check out, así como todo lo relacionado con el funcionamiento y mantenimiento de un hotel, una pensión, hostal, así como también para casas rurales.
Índice
Software para hoteles, los mejores programas hoteleros
Existen diferentes programas para hoteles (hotel software systems, hotel management system, PMS, channel manager) que pueden adecuarse a la perfección a nuestro tipo de negocio, desde sistemas hoteleros pequeños y funcionales como Opera, Zeus, Innsist, Shiol o Pao, hasta otros tipos de software para hoteles que tienen precios bastante más elevados.
Elegir uno u otro puede ser una decisión vital para la gestión del hotel, así que es importante tomar una decisión basada en datos y los puntos clave que necesitamos. Por ejemplo, un hotel familiar, con una oferta de 6 a 10 habitaciones necesita un software hotelero mucho más sencillo que los hoteles de 5 estrellas con muchas habitaciones como Hilton, la cadena Meliá o Barceló por citar algunos.
Pero como decimos, elegir entre un software o el otro, debería hacerse en base a requerimientos funcionales, del propio hotel, así como teniendo en cuenta aspectos técnicos de las aplicaciones informáticas.
Así que vamos a verlo… NOTA: si no quieres ver las características, consejos y opiniones sobre el software, puedes ir directamente a los mejores programas para hoteles.
Características del software para hoteles
- Integración con motores de reserva de terceros.
- Tecnología Cloud o programa en la nube.
- Comisión por reserva.
- Requisitos técnicos del hardware.
- Sencillez en las pantallas.
- Curva de aprendizaje.
- Funcionalidad del software.
- Precio de instalación, configuración, mantenimiento.
Muchas veces solo nos fijamos en el precio total que indica la empresa de software que programa el sistema para administrar hoteles, pero hay muchos detalles más que son necesarios tener en cuenta. El precio, aunque es importante, la cifra inicial no dice nada, o sí, pero oculta otros costes que van a sumarse y, por lo tanto, incrementar el precio final del software para el hotel.
Vamos a ver uno a uno los puntos indicados y, después, teniendo esta base de conocimientos, mostramos los que pensamos que son los mejores programas para hoteles para que puedas seleccionar entre todos ellos el más adecuado al tuyo.
Motor de reserva
El motor de reserva o channel manager es un sistema hotelero que permite hacer reservas de habitaciones para que los clientes puedan hospedarse en el hotel. La tecnología usada funciona a través de internet, conectando la base de datos con el software hotelero y con la página web del negocio.
Además, el motor de reserva puede tener muchas más funcionalidades, como permitir la conexión con motores de reserva de terceros, un punto clave para decidir si el programa informático es el adecuado.
Integración con motores de reserva online
Como hemos indicado, hay dos tipos de motores de reserva para hoteles. Están los de uso propio y los de terceros que van a ser una ayuda inestimable para aumentar la ocupación en fechas clave y durante todos los días.
La integración con motores de reserva online de terceros es una característica muy valiosa. Disponer de esta funcionalidad puede hacernos recibir reservas de habitaciones desde un montón de portales y páginas web especializadas en turismo, viajes, escapadas y ocio recreativo como TripAdvisor, Booking, Expedia y un montón de empresas especializadas en turismo que tienen muchísimas visitas todos los días y, alguna de ellas puede llegar hasta nosotros pagando por una habitación.
Lo ideal es que en la descripción del software para un hotel disponga de ello, pero para asegurarte, puedes pedir la documentación al proveedor informático, la empresa que vende el programa hotelero y, además, si ves que algún portal de hoteles que conoces y con el que te interesa trabajar no está incluido, llamarlo para que te aclaren si podrías trabajar con ellos.
Los motores de reserva para hoteles no son compatibles con todas las plataformas, así que tenlo en cuenta.
Software de hotel Cloud o en la nube
La tecnología cloud permite que todos los datos de registros, reservas, check in y check out, uso del restaurante, sauna, gimnasio y todos los servicios que dispone el hotel estén almacenados y disponibles en servidores de internet, accesibles para que los clientes puedan verlos y contratarlos y cifrados para uso interno cuando son datos de negocio.
En la industria hotelera el PMS (Property Management System), como también se llama al software para hoteles, va a permitirnos realizar la gestión de recepción y todos los departamentos, sin excepción. Esto es una gran ventaja ya que podemos automatizar tareas y coordinar equipos mucho mejor y, con el programa hotelero en la nube nos aseguramos que siempre esté operativo, evitando tener que mantener servidores propios que requieren seguridad y conocimientos técnicos profundos.
La única desventaja del software de gestión del hotel es que es necesaria una conexión a internet más grande, pero por lo demás, nos asegurará la operatividad el 100% del tiempo.
Comisión o porcentaje por reserva.
Algunos proveedores de software de reservas y sistemas hoteleros tienen condiciones particulares de contratación. Aquí encontramos dos modalidades:
- Pago de licencia, instalación, configuración y cuota mensual.
- Pago por instalación y porcentaje sobre los precios de la reserva.
Lo normal es que nos cobren un precio por usar el motor de reservas para un número determinado de habitaciones., pero también los hay que incluyen una comisión por cada reserva realizada, así que este porcentaje hay que restarlo de los beneficios reales del hotel. En algunos casos puede suponer un impedimento para la viabilidad como negocio, sobre todo si se trata de un hotel pequeño o una casa rural.
La comisión por reserva siempre la cobran los motores de reservas online, los de terceros, es decir, los portales de viajes como Booking y TridAdvisor. Algo parecido a lo que hace Google Hotels ADS, solo que las condiciones son diferentes.
Hardware necesario
Aunque el programa sea muy bonito y en la demo comercial que hemos usado todo vaya como la seda… necesitas conocer los detalles técnicos…
En toda aplicación informática hay unos requisitos de hardware y especificaciones que hay que cumplir en cada ordenador que utilice el software del hotel, así como también en los teléfonos móviles, tablets y otros dispositivos que se conectarán al programa.
Con los Smartphone no suele haber problemas. La mayoría de ellos van a funcionar bien, sin embargo, los ordenadores que usan en recepción, en cocina para recibir las reservas de mesa, comandas y los de dirección deben tener el hardware adecuado.
Los componentes informáticos actuales pueden asegurar que la aplicación funcione más rápido. Asegúrate de que todos los ordenadores de tu hotel cumplen con los requisitos técnicos del Software Hotel Management System, es decir, con el programa para hoteles que estás decidiendo comprar.
Curva de aprendizaje
Aunque el programa sea muy sencillo de usar siempre va a tener una curva de aprendizaje. Sucede en el sector hotelero, pero también en el resto de sectores que usan aplicaciones informáticas.
Cambiar de sistema de gestión del hotel conlleva horas de aprendizaje, lentitud en los procesos y algo de retraso en la atención a los clientes.
Los primeros días la pérdida de tiempo es más evidente ya que los recepcionistas y resto de personal tienen más dificultades para hacer el ckek-in cuando llegan y el check-out cuando dejan las habitaciones.
Para asegurar que la curva de aprendizaje se reduce al mínimo deberás pasar por formación.
La mayoría de empresas de programación y desarrollo de software para hoteles contemplan en sus planes la posibilidad de realizar formación. Esta, aunque es bastante cara, asegura que los trabajadores sabrán usar el nuevo programa y que podrán atender a los clientes con rapidez, sin agobios y sin dudas a la hora de registrar los datos.
Piensa en dar formación a todos los departamentos completos y, si el coste es demasiado alto, al menos una persona por departamento y turno. Luego estas pueden formar en varios días al resto de compañeros.
Precio de instalación, configuración, mantenimiento
- Precio de instalación del software hotelero y su correcta configuración.
- Costes de mantenimiento: alquiler de equipos, cuota mensual por uso, número de ordenadores, cantidad de habitaciones…
- Precio de la consultoría: es habitual que las consultas posteriores y visitas del consultor se cobren por separado una vez que todo funciona. Si necesitas ayuda en un módulo del software o tienes un error complejo, es probable que sea facturado como consultoría. ¡Ojo a los precios!
Funcionalidad
Casi seguro que el sistema de gestión hotelera cumpla con todas las necesidades que puedes tener en tu hotel, pero siempre conviene repasar la lista de funcionalidades del programa. Entre ellas podemos encontrar:
- Reservas.
- Administración.
- Tesorería.
- Facturación y contabilidad.
- Presupuestos.
- Informes y estadísticas.
- Comercial.
- TPV.
- Channel manager, inventario.
- Restaurante, bar, cocina.
- Servicio de habitaciones, camareras de piso.
Cuantas más funciones tenga el software del hotel más complicado será de usar, pero nos asegurará que vamos a disponer de muchísimos datos, perfectos para crear informes personalizados sobre los beneficios, gastos y evolución de la ocupación hotelera. También vamos a poder sacar estadísticas interdepartamentales para ver si pueden optimizarse mejor.
Mejor software para hoteles
Una vez que hemos abordado los aspectos clave del software para hoteles, vamos a ver los programas y sistemas PMS que funcionan mejor teniendo en cuenta la relación calidad-precio.
Sirvoy
Es un programa de gestión de hoteles en la nube. Su administración se hace en idioma español, aunque pueden configurarse otros idiomas si posees otras instalaciones en distintos países. La empresa que desarrolla este software hotelero es multinacional.
Con Sirvoy puedes gestionar uno o varios hoteles, apartamentos de alquiler, hostales y pensiones de distintos tamaños.
El sistema de gestión de reservas es bastante sencillo, pudiéndose dar de alta los huéspedes mediante el móvil o bien la persona encargada en recepción hacer el ckeck in.
Incluye calendario de reservas de habitaciones, para salas y reuniones de grupos, mesas para comer y cenar, así como las barras del bar.
Una funcionalidad que está muy bien es la posibilidad de enviar correos electrónicos a los clientes, haciendo que la automatización de tareas repetitivas sea coser y cantar.
Además, tiene integración con motores de reserva de terceros como Booking, AirBNB, TripAdvisor, Expedia, etc.
Puedes ver toda la información sobre el programa de gestión hotelera Sirvoy que hemos publicado o bien ir directamente a Sirvoy.
Opera PMS
La compañía Oracle es especialista en software empresarial y también en programas para la gestión hotelera.
Con Oracle Hospitaliy OPERA podemos gestionar todo el negocio con una sola aplicación, la cual lleva diversos módulos para reservas online, recepción y gestión de cadenas hoteleras.
Es un software para hoteles muy potente, pudiéndose ampliar a medida que necesitamos más funcionalidades o más potencia de procesamiento de datos.
Pueden realizarse reservas individuales, grupales, pagar por salas de reuniones, llevar el inventario del almacén y su stock, supervisar la limpieza de las habitaciones y recintos del hotel, así como hacer previsiones comerciales, facturación y contabilidad.
Opera es un programa para hoteles completo, robusto y funcional.
Front2Go
Central de reservas y PMS integrado en la solución informática para hoteles. Front2Go permite gestionar todos los departamentos del hotel u hostal, pudiéndote conectar mediante el ordenador o dispositivos con Wi-Fi.
Incluye calendarios para visualizar las habitaciones libres con sus precios, rack de habitaciones para visualizar de forma sencilla y práctica la ocupación de plantas o zonas, así como integración con motores de reservas externos.
HotelManager
Herramienta informática con funcionalidad de PMS para negocios hoteleros. HotelManager es un software para dirección, administración, recursos humanos y hostelería.
Proporcionar una zona para el cliente y otra para la gestión interna, haciendo sencillo que pueda ocuparse con pocos clics, así como analizar y sacar informes de manera ágil.
Cloudbeds
Rápido y funcional el software de gestión hotelera Cloudbeds tiene opciones para Check in / Check out para los huéspedes, visualización de precios, ofertas y el estado de ocupación de las habitaciones.
También ofrece funcionalidad para la limpieza, pudiendo comprobar si las camareras del hotel han pasado por las habitaciones o cuáles de ellas están pendientes de limpiar.
ACI Hotel
Dos secciones bien diferenciadas (Back office y Front office) para empleados, gestores y clientes.
En el lado del Front Office los clientes pueden realizar sus gestiones, registrar llegadas y salidas, solicitar cancelaciones, modificación de reservas, así como comprobar disponibilidades.
En el lado del Back Office de ACI Hotel está la gestión pura y económica, lo que interesa a la dirección y los departamentos. La recepción puede gestionar las llegadas y salidas, tomar nota de lo necesario y registrar los servicios de restaurante. Los gestores, mandos intermedios y, por supuesto el director del hotel puede consultar con gráficas muy visuales todos los datos de ocupación, funcionamiento y coordinación.
Software hotelero Zeus
Se trata de un software hotel management para mejorar la hospitalidad y gestión de hoteles y residencias. El software hotelero Zeus permite la gestión rápida, fluida y eficaz de todas las áreas operativas involucradas.
Mediante el uso del programa Zeus para hoteles se organizan todos los departamentos: recepción, reservas online, mantenimiento, servicios de restaurante y catering, áreas de RRHH, contabilidad, nóminas, así como la creación de reportes y analíticas del estado de ocupación, pudiéndose analizar los resultados económicos del negocio.
Innsist
Conocido como TSA Innsist este software hotelero es un producto que puede instalarse en la nube o bien en los servidores propios.
Su funcionalidad y características lo hacen adecuado para hoteles pequeños, grandes y cadenas hoteleras, pudiéndose adaptar a la capacidad de cada empresa.
El programa Innsist ayuda a incrementar las ventas al facilitar la ocupación con el motor de reservas online. Tiene pantallas para ver el estado de satisfacción del cliente, los servicios que ha contratado, así como las fechas marcadas.
Innsist es un ERP de gestión hotelera, con control de los ingresos y gastos, beneficios y gestión de todas las áreas, muy usado como software en hoteles de México y América Latina. En España tiene menos porcentaje de mercado, pero poco a poco se va implantando con fuerza.
Software para hoteles pequeños
Todas las opciones que hemos dado cumplen a la perfección las necesidades de gestión y control de la calidad de negocios familiares y grandes cadenas hoteleras. El software para hoteles pequeños puede adaptarse, pagando un precio mucho menor al tener disponibles menos habitaciones. En cambio, la funcionalidad del sistema informático será la misma ya que, generalmente, tanto si hay disponibles 12 habitaciones como si son 147 necesitarás recepción para el check-in check-out, reservas online, y gestionar la limpieza de las instalaciones.
Además, la versatilidad de estos programas está en que pueden ampliarse, incorporando módulos que ofrecen más funcionalidades, facilitando la gestión a medida que creces.
¿Cómo elegir el software hotelero?
Para elegir cuál es el mejor software para hoteles y programas de gestión hotelera lo ideal es seleccionar los que se adaptan al tamaño del hotel.
Hoy en día hay muchas ofertas y, algunas de ellas pueden ser demasiado grandes o quedarse cortas si gestionas varios alojamientos. En caso de ser un sistema reducido podrías tener serios problemas una vez implantado.
Cada software necesita una adaptación ya que cada empresa hotelera tiene unas particularidades, por mucho que el PMS y el software de gestión hotelera sea específico. Hay que hacer una configuración a medida, partiendo, eso sí, de una base sólida de funcionalidad. En el sector hotelero los programas estándar no suelen dar buenos resultados.