El software para restaurantes es un tipo programa informático que permite controlar y administrar toda la gestión de la barra, cocina y ocupación de las mesas en donde se sirven las comidas y cenas.
Sin duda es un tipo de aplicación que puede ofrecernos muchas ventajas frente a no usar un programa, facilitando que los procesos internos de bar de comidas o de un restaurante grande o pequeño pueda ser gestionado con eficacia.
Índice
Mejores software y programas para restaurantes
Hay unas cuantas empresas de desarrollo de aplicaciones que ofrecen al sector de la hostelería programas específicos para gestionar todos los procesos que incumben al negocio de la restauración, desde el control de las reservas de las mesas, la anotación de comandas y el funcionamiento de la cocina, pero también este tipo de software para un restaurante nos va a facilitar muchísimo controlar los gastos, beneficios y la gestión del almacén donde guardamos las provisiones para nunca quedarnos sin stock de alimentos con los que alimentaremos a los comensales que nos visitan.
Elegir entre las diversas opciones, aunque a priori parece sencillo, como empresarios debemos tener en cuenta toda la idiosincrasia de nuestro propio negocio para acertar con el software de un restaurante y, aunque en un principio los programas gratuitos pueden parecernos una excelente opción, tendremos que evaluar sus características y funcionalidad ya que, en muchos casos, terminaremos pagando una licencia de uso o una adaptación de todo el aplicativo.
Vamos a ver las mejores propuestas y precios y también detallaremos las pantallas y configuraciones que nos permiten cada uno de ellos.
OfiBarman
Es un TPV para restaurantes que cubre todas las necesidades de este tipo de negocio. Con este software es posible generar tickets y realizar el envío de los pedidos a cocina. Incluye también un motor de reservas online con el que podrás habilitar que los clientes reserven mesa a través de internet.
Su uso es sencillo, pudiéndose implantar en muchas tipologías de negocios como bares, restaurantes, discotecas, pubs, etc.
El programa cuenta con distintos módulos que se pueden activar a elección, debiéndose pagar por cada uno de ellos en caso de que los solicites.
OfiBarman tiene dos modalidades de licencias:
- Pago único: cuota inicial que da derecho a la propiedad del software para bares siempre (no incluye mantenimiento ni soporte del hardware).
- Pago mensual: incluye el uso y servicio de mantenimiento mientras se mantenga activa la licencia mensual.
El programa permite crear diferentes TPVS según los servicios que ofrezcamos, siendo muy visual y rápido el aprendizaje del mismo.
Cuiner
Cuiner es un software de hostelería especializado en restaurantes y bares. Permite gestionar un negocio o varios, pudiendo añadir grupos de empresas a media que crece tu función empresarial.
El programa Cuiner tiene 3 tipos de licencias:
- Lite: para un único local.
- PRO: para varios locales.
- Reservas: motor de reservas online integrado con el TPV de Cuiner. Puede añadirse con facilidad a la página web del restaurante.
Hosteltáctil
Posee todo lo relacionado con la gestión de las comandas y barra. Hosteltácil es un programa para restaurantes.
Una ventaja que tiene es que permite que los comensales realicen ellos mismos los pedidos desde su teléfono móvil. También facilita el tener cajones portamonedas para que los empleados no necesiten tocar el dinero físico, sino que se introduce en la máquina registradora que irá cuadrando la caja a medida que se realizan los cobros.
FUDO
TPV para bares y negocios hosteleros. FUDO en un software con funcionalidades de arqueo de caja, movimientos, venta en barra y mesas. También permite configurar el mapa de la sala en donde están las mesas, distribuyéndolas gráficamente para facilitar el trabajo del día a día y en los momentos de mayor afluencia al restaurante.
Entre las ventajas que encontramos está la asignación de camareros en función de las ventas, permitiendo mover al personal de la sala de un lugar a otro según nuestros intereses en un momento determinado.
Otra de las cosas positivas de este programa de hostelería es que tiene opciones para añadir descuentos a clientes según parámetros, es decir, que a un cliente habitual podemos darle un descuento automático para fidelizarlo, configurando los rangos que nos interesan. También hace posible dividir una cuenta de una mesa sin tener que cerrarla. Esto es bastante útil ya que muchas veces los comensales desean pagar cada uno su plato, evitando tener que asignar múltiples cuentas para una misma mesa. Se generan tickets distintos para el mismo número de mesa que englobará la cuenta final, aunque se paguen uno a uno.
Proconsi
Carta digital, autopedidos en mesas, es software para restaurantes con self service, TPV táctil para dispositivos inalámbricos, cajón portamonedas y comandas digitales para los camareros con envío a cocina.
Proconsi es una aplicación para cafeterías y restaurantes que engloba todas las necesidades del negocio. Puede utilizarse en ordenadores, smartphones y tablets y, permite ente otras cosas gestionar eventos.
Además, incorpora la funcionalidad de gestión de cobros con cajón portamonedas.
Galdon
Es un ERP para restaurantes con envío automático de los pedidos realizados en barra y sala.
Galdon ERP permite gestionar las reservas, hacer caja, supervisar el almacén y todos los procesos de cocina.
También tiene su back office para los pagos, facturas y la contabilidad general.
Dentro del aplicativo de Galdon está incluido un CRM (Customer Relationship Management) para trabajar con la rentabilidad de los clientes, mejorando el seguimiento y facilitando las campañas de fidelización.
Puede instalarse en un único local o servir como software para gestionar varios restaurantes, permitiendo un desarrollo estándar o bien una programación a medida en caso necesario.
Software para restaurantes en la nube Oracle
Este programa guarda los datos en servidores externos a los que podemos acceder mediante internet con una conexión WIFI o bien mediante el cableado de fibra óptica.
POS es un software para restaurantes en la nube con las mismas funcionalidades de los que se instalan en Windows 7 y Windows 10, solo que, en lugar de necesitar un servidor en nuestras instalaciones vamos a contar con uno en las oficinas de Oracle, la empresa que lo desarrolla.
Entre las funciones que encontramos está la posibilidad de cobrar varias mesas con un solo ticket, asignar camareros a determinadas mesas o zonas, realizar reservas y pedidos para cocina, así como pedidos de comida para llevar.
El TPV móvil facilita la toma de notas desde cualquier lugar, evitando los trayectos a la barra y agilizando los tiempos que se tarda en pedir y comer.
¿Qué características debe tener el software para un restaurante?
- Gestión de mesas.
- Servicio de barra del bar.
- Control de pedidos: comandas, aperitivos, bebidas, etc.
- Control de reservas online o presenciales.
- Contabilidad, facturación y flujo de caja.
- Gestión del stock de alimentos perecederos y no perecederos.
- Inventario de materiales como cuberterías, mantelería, etc.
- RRHH para nóminas, horarios de empleados, turnos.
- Creación de informes.
Gestión de mesas
Es importantísimo que la gestión de las mesas del restaurante sea sencilla y práctica para que realicemos los pedidos y asignemos las reservas a los comensales de una forma eficaz y rápida.
Un buen programa para gestionar el salón de comidas debe ofrecer la posibilidad de añadir, modificar o eliminar mesas en todo momento, actualizando el número de comensales que las ocupan, así como posibilitando que en cada mesa ocupada se puedan agregar los pedidos realizados. De esta forma, con un simple vistazo vamos a poder observar si los pedidos han sido realizados, llevan mucho tiempo esperando o están finalizando su estancia para poder liberar y asignar dicha mesa a otro cliente.
Servicio de barra
Para los clientes que están esperando o las personas que solo desean tomar una bebida con o sin aperitivo debemos poder anotar todas las consumiciones.
Aunque la barra del bar es parte del restaurante, en muchas ocasiones esta se utiliza por separado de las mesas, así que el software de restaurantes debería poder gestionar la barra de forma independiente, pero al mismo tiempo ofrecer la posibilidad de asignar lo consumido a una mesa determinada.
Control de pedidos y comandas
El camarero llega a la mesa, toma nota con el smartphone o la tablet de la comida que desean los comensales y esta llega directamente hasta la cocina.
Con las nuevas tecnologías no es necesario anotar los pedidos en papel, sino que, en su lugar apuntaremos los platos solicitados directamente en la aplicación. A partir de ese momento, en la cocina deberían saltar los avisos de nuevos pedidos que han entrado en cola para que los cocineros los tengan en cuenta y puedan optimizar el tiempo dedicado a cada uno de ellos.
Control de reservas online o presenciales
El cliente puede acercarse hasta el establecimiento o bien realizar la reserva de mesa a través de la página web. Para ello vamos a necesitar un motor de reservas que activará o desactivará las que están disponibles según la demanda.
La mayoría de personas realizamos las reservas desde nuestro smartphone y, si evitamos las llamadas telefónicas ahorraremos mucho tiempo. Muchos programas para restaurantes añaden la posibilidad de incluir notas cuando se reserva la mesa como por ejemplo si un comensal tiene algún tipo de alergia alimentaria que el cocinero debería tener en cuenta, celiaquía o simplemente si desea que el chuletón o la carne que le vamos a servir esté al punto o muy hecha.
Contabilidad y facturación
La contabilidad del restaurante es un pilar al que hay que prestar mucha atención y con los programas de contabilidad vamos a poder controlar todos los ingresos y pagos con un par de clics.
Los importes generados en el salón y en la barra llegarán directamente a los apartados de contabilidad para realizar las operaciones necesarias. Desde el programa contable gestionaremos todo lo relacionado con las entradas y salidas de dinero.
Asimismo, dentro de esta parte del programa podemos generar facturas a clientes y proveedores, teniendo toda la contabilidad centralizada.
Flujo de caja
La importancia es enorme ya que con el flujo de caja podemos conocer el dinero disponible para realizar pedidos a los proveedores o usarlo para otros fines necesarios para la supervivencia del negocio.
En muchas ocasiones el flujo de caja del restaurante estará dentro del módulo de contabilidad, aunque puede estar separado. En cualquier caso, la conexión entre la diferencia de gastos e ingresos tendrá conexión con el flujo de caja para indicarnos la solvencia de la empresa en todo momento.
Gestión del stock de almacén
Los pedidos a los proveedores de alimentos perecederos deben gestionarse con fluidez para evitar el deterioro de los mismos. Mediante el módulo de gestión del stock podemos conocer en todo momento la cantidad de productos disponibles, si nos hacen falta más o tenemos demasiados alimentos en la nevera.
De la misma forma, en todo restaurante vamos a disponer de alimentos no perecederos, conservas, especias y productos que, si bien no tienen una caducidad rápida pueden perder propiedades a lo largo del tiempo.
El software para restaurantes debe permitir que podamos ver de con facilidad la cantidad de comestibles que tenemos, la fecha de llegada, su caducidad, así como el flujo de salida para poder realizar nuevos pedidos en un determinado momento.
Inventario
Otra parte fundamental de los programas de hostelería específicos para restaurantes y bares es el inventario. Desde estas opciones gestionaremos la cantidad de manteles, cubiertos, platos e incluso si necesitamos reemplazar alguna silla deteriorada o bien cubrir y calcular la cantidad de estos.
El inventario nos va a dar en todo momento el cálculo exacto de los materiales disponibles para servir las mesas, pero también para que el flujo de cocina sea excelente. Además de gestionar la cubertería y mantelería, debería permitirnos conocer con detalle el número de ollas, cazuelas y utensilios que el chef tiene a su disposición para que, en caso necesario, el maitre haga los pedidos a los proveedores o bien pase la nota al gestor.
Módulo empleados (RRHH)
Tanto si es un restaurante grande como uno pequeño, de gestión familiar, el módulo de recursos humanos (RRHH) nos ayudará a gestionar y controlar todo lo relacionado con los empleados: camareros, asistentes de barra, chef, etc.
Esta parte del programa asignará las funciones a cada empleado, añadiendo los turnos de trabajo, los horarios de entrada y salida, así como también los sueldos, gratificaciones y horas extras en caso de producirse.
Con el módulo RRHH vamos a poder gestionar toda la parte relativa a los trabajadores del negocio hostelero.
Informes
Es de vital importancia que todo el flujo de datos almacenados en la base de datos del software del restaurante pueda verse de forma gráfica o bien en tablas para trabajar con los números.
Mediante la generación de informes vamos a desglosar el funcionamiento del restaurante, cruzar datos y optimizar los recursos empleados en el negocio. Pueden darnos cifras y porcentajes certeros sobre la rentabilidad de la empresa y segmentar, si así lo deseamos los beneficios que produce un camarero determinado o un departamento del local.
Genera un informe de un empleado para conocer cuántos beneficios produce, compáralos con los del resto, añade las anotaciones de bebidas y aperitivos y saca conclusiones sobre cuáles son los motivos por los que un trabajador determinado consigue mayores ventas que los otros.
También vas a poder medir los tiempos de permanencia en el local y la facturación media de cada mesa.
Almacenamiento en la nube o local
Esta es una funcionalidad que debemos valorar antes de ver los precios del software para restaurantes y, por supuesto, de realizar su compra.
Debemos tener en cuenta dos premisas básicas:
- Almacenamiento en la nube: los datos del restaurante los vamos a guardar en servidores externos a nuestras instalaciones, necesitando permanentemente una conexión a internet. En algunos casos puede ser necesario tener dos líneas contratadas para evitar la incomunicación en caso de avería. La ventaja es que evitamos tener que comprar un servidor.
- Almacenamiento en local: los datos se guardan en un servidor de nuestra propiedad. Si es un micro restaurante o un bar pequeño muchas veces sirve un ordenador, pero debemos tener medidas de seguridad y copias de seguridad por si pasa algo.
Qué ventajas tiene el software para restaurantes
- Agilizar la gestión de restaurante micro o macro (un negocio pequeño, grande o varios locales).
- Centralizar los flujos de caja.
- Gobernar con eficacia todas las áreas del negocio.
- Gestionar los horarios de los empleados con mucha facilidad, asignar turnos, hacerlos rotativos, modificarlos o añadir nuevos camareros en horas puntuales según ocupación de las mesas.
- Reducir los tiempos de espera de los comensales.
- Marcar platos y tapas como ausentes si se agotan los comestibles para prepararlos.
- Reducir los cuellos de botella en cocina.
- Agilizar los tiempos dedicados a la facturación y gestión de la contabilidad.
- Conseguir un control total de cada zona, comunes y aisladas.
Con el uso de un software de punto de venta para restaurantes podemos revisar todos los detalles del día a día, desglosar las áreas que más nos interesan y guiar a los empleados hacia los objetivos fundamentales de la empresa gastronómica.
Utilizar un programa de hostelería reduce considerablemente los tiempos que tardan los empleados en realizar tareas rutinarias, ofreciendo ayuda visual y práctica a la hora de tomar las notas. Evitarás tener que decir no a un cliente cuando un plato no está disponible por distintos motivos. La carta evolucionará a medida que salen los platos, marcándose como no disponible si no hay existencias en cocina.